У сучасних умовах проблема захисту національної культурної спадщини набуває особливої актуальності. Зростає інтерес громадян до архівних матеріалів, адже дедалі більше людей звертаються до архівних установ з метою отримання історичної інформації: для одержання архівних довідок, встановлення дат народження, підтвердження трудового стажу, дослідження подій минулого.

У нашій громаді діє налагоджена система управління архівною справою. Одним із головних завдань архівного відділу є відбір, приймання та забезпечення надійного зберігання документів, що входять до складу Національного архівного фонду України.

Національний архівний фонд України — це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного та матеріального життя українського народу, мають культурну цінність і є надбанням української нації та складовою вітчизняної й світової історико-культурної спадщини. Він формується з документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій.

Станом на сьогодні в архівному відділі на зберіганні перебуває 13 142 справи, зосереджені у 159 архівних фондах, з яких 140 фондів становлять документи з кадрових питань (особового складу).

У зв’язку з ліквідацією підприємств міста до архівного відділу надходять документи з особового складу, на підставі яких здійснюється соціально-правовий захист громадян. Зокрема, видаються довідки про заробітну плату, підтверджується стаж роботи та інші відомості. Лише у 2025 році архівним відділом було видано 705 архівних довідок.

Важливим кроком у розвитку архівної справи стало отримання у 2025 році спеціального обладнання для переведення документів з паперових носіїв у цифровий формат. Наразі головний спеціаліст архівного відділу Наталія Яценко здійснює оцифрування управлінської документації Лебединської міської ради, що сприятиме збереженню документів та покращенню доступу до них.