Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. На підставі записів в ній встановлюється як загальний, так і спеціальний трудовий стаж, який за чинним законодавством враховується під час призначення пенсій, надання пільг тощо. Саме тому велике значення має правильне внесення змін у цей документ.
Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція) трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) або у фізичної особи понад п’ять днів, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності. На практиці ведення, облік і зберігання трудових книжок покладається наказом керівника підприємства на одного з працівників кадрової служби, за її відсутності — на іншу посадову особу.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагородження та заохочення мають вноситися на підставі наказу (розпорядження) і точно відповідати його тексту, а записи про звільнення або переведення на іншу постійну роботу мають також точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на відповідний пункт, статтю закону.
Слід зазначити, що запис про назву роботи, професії або посади, на яку приймається працівник, в обов’язковому порядку має відповідати Державному класифікатору професій ДК 003–95, штатному розпису, наказу.
У разі зміни прізвища, ім’я, по батькові, дати народження власника трудової книжки, виявлення неточних або неправильних записів, зміни рішення, наприклад, щодо підстави звільнення працівника, кадрова служба має внести відповідні виправлення або зміни у трудову книжку працівника.
Порядок здійснення виправлень або зміни запису встановлено Інструкцією.
Так, згідно з Інструкцією, виправлення записів у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» здійснюється на підставі оригіналу наказу в такому порядку:
у графі 1 записується відповідний порядковий номер;
у графі 2 зазначається дата внесення запису;
у графі 3 записується: «Запис за № таким-то недійсний», а далі, наприклад, «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
у графі 4 робиться посилання на наказ керівника підприємства.
Закреслення раніше внесених неточних, неправильних записів або записів, що підлягають зміні, у зазначених розділах трудової книжки не допускається.
Зміна запису на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки
Зміна запису про прізвище, ім’я, по батькові, дату народження працівника на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки виконується на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо) закресленням попереднього запису і записом нових даних з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки. Новий запис завіряється підписом керівника (або іншого уповноваженого працівника кадрової служби) і печаткою підприємства (кадрової служби).
Зміну запису про прізвище виконується в такому порядку:
однією рискою закреслюється прізвище власника трудової книжки;
записується нове прізвище;
на внутрішньому боці обкладинки зазначається назва документа (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо), його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;
запис завіряється підписом керівника (іншого уповноваженого працівника) і печаткою підприємства (кадрової служби).
Виправлення у зв’язку з невідповідністю запису у трудовій книжці
змісту наказу про прийняття на роботу
Приклад виправлення технічної помилки, допущеної під час внесення запису в трудову книжку. На підставі наказу від 16 квітня 2004 р. № 36-к виправлення здійснюється в такому порядку:
у графі 1 записується відповідний порядковий номер;
у графі 2 зазначається дата внесення запису про виправлення;
у графі 3 запис за № 22 визнано недійсним і повторено зміст наказу від 16 квітня 2004 р. № 36-к;
у графі 4 зазначається дата і номер наказу, яким працівника було призначено на посаду (16 квітня 2004 р. № 36-к).
Виправлення у зв’язку з невідповідністю назви посади (професії, місця роботи) у наказі про прийняття на роботу штатному розпису
Приклад виправлення помилки, допущеної в наказі про прийняття на роботу. Виправлення в трудовій книжці здійснюється в такому порядку:
у графі 1 записується наступний порядковий номер;
у графі 2 зазначається дата внесення запису про виправлення;
у графі 3 запис за № 8 визнано недійсним і зроблено запис про прийняття на роботу відповідно до наказу від 15 квітня 2005 р. № 17-к;
у графі 4 зазначається номер і дата наказу про внесення змін до наказу, зміст якого не відповідає штатному розпису підприємства.
Внесення записів про зміну назви підприємства
Якщо назва підприємства змінюється, виправлення в трудову книжку вносяться в такому порядку:
у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис про перейменування підприємства;
у графі 4 зазначається підстава перейменування — наказ (рішення, розпорядження), його дата та номер.