- Загальні положення
1.1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян, «гарячої» телефонної лінії в управлінні Пенсійного фонду України в м.Лебедині та Лебединському районі (далі — управління).
1.2. Основними завданнями під час проведення прийому громадян є:
реалізація положень Закону України «Про звернення громадян» та інших законів, указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;
сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до управління, відповідно до чинного законодавства.
1.3. Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Закону України „Про звернення громадян”, Указу Президента України №109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, і визначає основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян в управлінні, прийому за місцем проживання громадян (далі – виїзні прийоми), та проведення «гарячої» телефонної лінії.
- Порядок організації і проведення особистого прийому громадян в управлінні
2.1. Особистий прийом громадян начальником управління, його першим заступником та заступником, керівниками структурних підрозділів (далі – керівництво управління), проводиться у визначені графіком дні, крім вихідних, святкових і неробочих днів.
У разі відсутності начальника управління, його першого заступника та заступника, керівника структурного підрозділу особистий прийом проводять уповноважені ними особи.
У разі незгоди громадянина на особистий прийом іншою уповноваженою посадовою особою громадянин має право подати письмове звернення, яке реєструється й опрацьовується відповідно до Закону України «Про звернення громадян», або записатися на наступний згідно з графіком особистий прийом відповідною посадовою особою управління.
Особистий прийом громадян, яким присвоєно звання Герой України, Герой Радянського Союзу, Герой Соціалістичної Праці, а також інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєне почесне звання України «Мати-героїня», проводиться першочергово.
2.2. Графік особистого прийому громадян затверджується начальником управління.
2.3. Інформація про Порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом управління оприлюднюється через засоби масової інформації та розміщується в приміщеннях управління в доступному для вільного ознайомлення місці.
2..4. Особистий прийом громадян керівництвом управління здійснюється як за попереднім записом, так і без нього, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.
2.5. Вхід громадян до приміщення управління не потребує оформлення перепустки та пред’явлення документів, що посвідчують особу.
2.6. Попередній запис на особистий прийом до начальника управління проводить працівник адміністративно – господарського відділу відповідно до покладених на нього обов’язків щодня, крім вихідних, святкових і неробочих днів, з 8 до 17 години, у п’ятницю — з 8 до 16 години.
2.7. Громадянин може записатися на прийом керівництвом управління особисто або через представника, повноваження якого оформлені в установленому порядку. В інтересах малолітніх, неповнолітніх і недієздатних осіб на прийом керівництвом управління записуються їх законні представники.
Для запису на особистий прийом керівництвом управління та участі в особистому прийомі громадяни пред’являють документи, що посвідчують їх особу, а в разі представлення інтересів інших осіб – також документи, що підтверджують відповідні повноваження.
Під час попереднього запису на особистий прийом керівництвом управління фіксується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, номери контактних телефонів чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним. Під час попереднього запису на особистий прийом громадянин, його представник також надає виклад змісту питань, що порушуватимуться на особистому прийомі. Крім того, з’ясовується до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення.
З’ясування інших відомостей про громадянина, його представника, одержання іншої інформації, що не стосується змісту порушених питань, під час попереднього запису на прийом керівництвом управління забороняється.
2.8. Повторний прийом громадянина з питання, розглянутого керівництвом управління, проводиться у разі, якщо питання, порушене в першому зверненні, не було вирішено по суті.
2.9. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.
2.10. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом керівництвом управління через ознаки раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовні або інші ознаки.
2.11. Під час проведення особистого прийому начальником управління, його першим заступником та заступником можуть бути присутніми керівники та спеціалісти відділів управління, в залежності від змісту звернення.
2.12. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами.
2.13. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі керівництвом управління неможливо, громадянин подає письмове звернення, яке має бути оформлене та розглядається відповідно до Закону України «Про звернення громадян».
2.14. Звернення громадян, оформлені на особистому прийомі, реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997р. №348, у журналах особистого прийому громадян.
2.15. Облік особистого прийому громадян, що проводиться начальником управління та контроль за дотриманням термінів виконання рішень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюється адміністративно – господарським відділом.
2.16. Облік особистого прийому громадян першим заступником начальника управління, заступником начальника управління та керівниками структурних підрозділів правління, здійснюється ними особисто.
2.17. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (на його бажання).
2.18. Відділ персоналу та організаційно – інформаційної роботи узагальнює звернення громадян на особистому прийомі керівництвом управління та подає відповідну інформацію щокварталу головному управлінню Пенсійному фонду України в Сумській області.
- Порядок проведення виїзних прийомів громадян керівництвом управління
3.1. Виїзні прийоми громадян здійснюються керівництвом управління за місцем проживання громадян в місті та районі згідно з графіком, який складається відділом персоналу та організаційно-інформаційної роботи.
3.2. Відділ персоналу та організаційно – інформаційної роботи:
– опрацьовує результати виїзного прийому за змістом та характером питань;
– інформує керівництво управління про дотримання графіку проведення виїзних особистих прийомів;
– готує аналітичні матеріали про стан цієї роботи в управлінні.
3.3. Рішення про контроль або зняття з контролю звернень, які були отримані на виїзному прийомі, приймають посадові особи управління, які проводили виїзний прийом.
- Порядок проведення «гарячої» лінії керівництвом управління з населенням
4.1. Спілкування з населенням за телефонами «гарячої» лінії проводиться керівництвом управління згідно з графіком, який затверджується начальником управління.
4.2. Графік проведення «гарячих» ліній висвітлюється в засобах масової інформації.
4.3. Облік звернень під час проведення «гарячої» телефонної лінії начальником управління здійснює адміністративно – господарський відділ.
4.4. Облік звернень під час проведення «гарячих» телефонних ліній першим заступником начальника управління, заступником начальника управління та керівниками структурних підрозділів здійснюється ними особисто.
4.5. Відділ персоналу та організаційно-інформаційної роботи узагальнює результати вирішення питань громадян, які звернулися під час проведення «гарячих» телефонних ліній, готує аналітичні матеріали про стан цієї роботи в управлінні, надає цю інформацію керівництву управління.