Лебединська   міська   рада
 Сумської   області
                                            ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я

№ 44  
15.02.2012
м.Лебедин

Про затвердження Інструкції 
з діловодства в виконавчому комітеті
Лебединської міської ради

          На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» виконавчий комітет Лебединської міської ради  в и р і ш и в :
	1. Затвердити Інструкцію з діловодства в виконавчому комітеті Лебединської міської ради (додається).
	4. Визнати такими, що втратило чинність, рішення виконавчого комітету Лебединської міської ради від   № згідно з переліком, що додається.

  

Міський голова                                                                               А.Г.Троян

Керуючий справами
виконавчого комітету                                                               Г.М.Клименко

ЗАТВЕРДЖЕНО 
Рішенням  виконавчого
комітету
15.02 .2012   № 44 
Інструкція 
з діловодства в виконавчому комітеті Лебединської міської ради
I. Загальні положення 
1.	Інструкція з діловодства в виконавчому комітеті Лебединської міської ради (далі-Інструкція) встановлює загальні положення та вимоги до документування управлінської інформації, організації роботи з документами в виконавчому комітеті (далі – виконком) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, уключаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
2.	Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві виконкому, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
3.	Відповідальність за організацію діловодства в виконкомі несе  міський голова.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів міської ради, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники міського голови  згідно з розподілом функціональних обов’язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, за організацію діловодства та зберігання документів в апараті виконкому  відповідає керуючий справами виконавчого комітету.
4.	Організація діловодства в виконкомі покладається на загальний відділ та відділ контролю.
5.	Основним завданням загального відділу є встановлення в виконкомі   єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах виконкому. Загальний відділ  відповідно до покладених на нього завдань:
розробляє Інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу виконавчого комітету документів;
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами виконкому вимог власних інструкцій, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів щодо зменшення обсягу службового листування в апараті виконкому та  структурних підрозділах;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах виконкому;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в виконкомі;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду апарату виконкому та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників апарату виконкому з питань діловодства.
6.	Керуючий справами виконавчого комітету засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом виконкому.
II. Документування управлінської інформації
Загальні вимоги до створення документів
7.	Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
8.	Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства,  розподілом обов’язків між головою та заступниками міського голови, розпорядчими актами міського голови  і посадовими інструкціями.
9.	В виконкомі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його  діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних органів, можуть створюватись спільні документи.
10.	Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом виконкому, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення.
11.	Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади вищого рівня та спрямовуватись на виконання виконкомом покладених на нього  завдань і функцій.
12.	Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі - ДСТУ 4163-2003).
13.	Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування виконкому, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
14.	В виконкомі діловодство здійснюють державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, що надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
15.	Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додат- ку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
Бланки документів
16.	Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 - ліве;
10 - праве;
20 - верхнє та нижнє.
Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
17.	В виконкомі  використовують такі бланки документів:
бланк для листів (додаток 2);
бланк розпорядження (додаток 3);
бланк рішення (додаток 4). 
18.	У разі надсилання листа з постійними іноземними кореспондентами, виготовляються бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляються в центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.
19.	Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
20.	Види бланків, що використовуються в виконкомі, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.
Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.
Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка.
Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керуючим справами виконкому, про що видається відповідний наказ.
21.	Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох органів, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів
22.	Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконкому оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.
Зображення Державного Герба України
23.	Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII «Про Державний герб України».
Зображення Державного Герба України розміщується в центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.
Коди
24.	Код виконкому проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».
25.	Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.
Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керуючий справами виконкому   окремо щодо кожного виду документа.
Найменування виконкому
26.	Найменування виконкому - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ. Скорочене найменування виконкому  вживається в разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.
Довідкові дані про виконком
27.	Довідкові дані, що подані на бланку для листів, містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків в органах державного казначейства, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування виконкому.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.
Назва виду документа
28.	Назва виду документа зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа
29.	Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011. 
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2011 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше органами чи структурними підрозділами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів 
30.	Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час їх реєстрації. 
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в виконкомі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в виконкомі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ, наприклад: 845/01-10, де 845 — порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.
У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу для позначення документів з грифом «Для службового користування» застосовується відмітка, що складається з літер, наприклад: 120/01-51 ДСК.
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, що проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
При застосуванні автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів, - 77 міліметрів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату
31.	Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується на рівні реєстраційного індексу в спеціально відведеному місці на бланку.
Гриф обмеження доступу
32.	Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується в правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Адресат» або «Гриф затвердження».
Адресат 
33.	Документи адресуються структурним підрозділам виконкому, підприємствам, установам, організаціям, органам влади вищого рівня (далі-установам), конкретній посадовій особі тощо. У разі адресування документа установі без зазначення посадової особи її найменування наводиться в називному відмінку, наприклад:
Управління освіти і науки Сумської обласної державної адміністрації
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада і прізвище адресата -у давальному, наприклад:
Лебединська  районна державна адміністрація
Юридичний відділ апарату
Начальнику відділу
Прізвище, ініціали 
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, що наводиться в давальному відмінку, наприклад:
Заступнику Міністра фінансів України
Прізвище, ініціали 
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
Промисловим підприємствам
міста
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від  5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Міністерство юстиції України
вул. Городецького, буд. 13, 
м. Київ, 01001
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович
вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, 
м. Київ, 03178
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, органам місцевого самоврядування, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. 
Гриф затвердження документа
34.	Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом виконкому. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються рішенням виконкому.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міський голова 
підпис, ініціали, прізвище 
Дата
У разі коли документ затверджується розпорядженням голови, рішенням виконкому  гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО 
Рішенням виконавчого комітету
12.01.2012 № 298
Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
Резолюція 
35.	Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або особа, прізвище якої вказано відповідно проти слова «скликання». Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах зі строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція  оформляється на окремих аркушах із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
Заголовок до тексту документа
36.	Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х  148  міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
Відмітка про контроль
37.	Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа виконкому - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Текст документа
38.	Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, що сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція виконкому.  
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів  вищих органів виконавчої влади або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування       установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою. 
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
39.	Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.
40.	Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, що розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова «Продовження додатка». 
Відмітки про наявність додатків
41.	Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
42.	Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
43.	На додатках, що затверджуються розпорядчими документами, проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 34 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)».
На додатках до документів, затверджених розпорядчими документами, що доповнюють чи пояснюють їх зміст, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 5 
до Інструкції 
(пункт 8)
44.	Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
Додаток 
до розпорядження міського голови   
20.04.2009 № 295
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».
45.	Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, та інші додатки до рішень виконкому, розпоряджень міського голови  підписуються  керуючим справами виконавчого комітету  на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
46.	У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Підпис
47.	Посадові особи виконкому  підписують документи в межах своїх повноважень, визначених розпорядженням голови про розподіл обов’язків між міським головою  та його заступниками, або іншими розпорядженнями міського голови, а також на підставі виданих довіреностей. 
	Документи, що надсилаються до вищих органів державної влади (Адміністрація Президента, Кабінет Міністрів України), народним депутатам, безпосередньо Президенту України, Прем’єр-міністру України підписуються міським головою  або  заступником міського  голови, який виконує його обов’язки.
48.	Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, або скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад: 
Міський голова
	
Підпис	
ініціали, прізвище	
Заступник міського голови	Підпис	ініціали, прізвище	
49.	У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня міський голова, заступники міського голови відповідно до розподілу обов’язків підписують усі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, що залишається у справі, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом його копії.
50.	Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Голова	Підпис	ініціали, прізвище	
Заступник голови	Підпис	ініціали, прізвище	
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
Міський голова 	Голова Лебединської районної  ради 	
підпис, ініціали, прізвище 
відбиток гербової печатки	підпис, ініціали, прізвище 
відбиток гербової печатки 	
51.	Протоколи засідань виконкому підписуються міським головою (за його відсутності - головуючим на засіданні) та керуючим справами, наприклад:
Міський голова 	Підпис	Ініціали, прізвище	
Керуючий справами виконавчого комітету	Підпис	Ініціали, прізвище	
52.	Протокол засідання консультативно-дорадчого органу при виконкомі підписується особою (особами), визначеною (визначеними) Положенням про цей орган.
53.	У разі відсутності посадової особи, найменування посади, ініціали та прізвище якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється в разі заміщення керівника за розпорядженням.
54.	Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
55.	Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
Візи та гриф погодження
56.	У разі виникнення потреби в проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. 
57.	Погодження може здійснюватись як в виконкомі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
58.	Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. 
59.	Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в виконкомі.
60.	Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Начальник юридичного відділу
підпис, ініціали, прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.
61.	Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
62.	Порядок візування проектів розпоряджень та доручень міського голови, наказів керуючого справами виконавчого комітету визначений розділом «Складення деяких видів документів. Розпорядження, накази» цієї Інструкції.
63.	За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
64.	Якщо під час візування з’ясується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
65.	Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник  фінансового управління 
виконкому міської ради
підпис, ініціали, прізвище 
Дата 
ПОГОДЖЕНО 
Протокол засідання 
експертно-перевірної 
комісії архівного відділу 
виконавчого комітету
Дата                  №
66.	Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
67.	У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
Аркуш погодження
Назва проекту документа 

Найменування посади	Підпис	ініціали, прізвище	
Дата 			
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
68.	Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
69.	На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою виконкому.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, поданий у додатку 6 до Інструкції.
70.	Відбиток печатки, на якій зазначено найменування виконкому або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».
71.	Розпорядженням міського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, інших печаток і штампів, посадові особи, відповідальні за їх зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копій документів
72.	Виконавчий комітет може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу міського голови або керуючого справами міськвиконкому.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, стажування, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з виконкомом, а також під час формування особових справ працівників виконком може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
73.	Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Згідно з оригіналом
Начальник відділу              підпис                             ініціали, прізвище
Дата
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного підрозділу виконкому  (без зображення герба).
74.	На копіях вихідних документів, що залишаються у справах виконкому, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки загального відділу, наприклад:
Дата, індекс
________________________________________________________________________________________________________________________________

Міський голова 		ініціали, прізвище	
Згідно з оригіналом			
Начальник загального відділу	підпис	ініціали, прізвище	
відбиток печатки загального відділу 			
Дата			
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання
 документа, наявність його в електронній 
формі та надходження до виконкому 
75.	Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 62 23 29
або
Петренко Олена Іванівна 62 23 29
У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:
Іваненко 452 85 98
ДН 3 16.03.2011
76.	Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, що засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки в лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад: 
До справи № 03-10	До справи № 05–19	
Лист-відповідь від 20.05.2011 
№ 03-10/01/802	Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011	
посада, підпис, ініціали, прізвище 21.05.2011	посада, підпис, ініціали, прізвище 05.03.2011	
77.	Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться  на лицьовому боці в центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.
78.	Відмітка про надходження документа в виконком проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є  найменування виконкому - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. При застосуванні автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 146 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях). 
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа, автор документа, подає загальному відділу  документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі -авторові, реєстраційний штамп не проставляється. 
Складення деяких видів документів
Розпорядження, накази
79.	 Розпорядження міського голови  (далі - розпорядження)  видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань. Накази по апарату виконкому видаються керуючим справами виконкому відповідно до його компетенції. За змістом видаються з  кадрових питань.
80.	Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються суб’єктами,  визначеними чинним Регламентом, за дорученням міського голови чи за власною ініціативою та на виконання документів органів влади вищого рівня.
Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу): про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо готує відділ організаційної та кадрової роботи виконкому  на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів. При цьому довідка про погодження може не оформлюватись.
Проекти наказів з кадрових питань (особового складу):  відрядження  готує відділ організаційної та кадрової роботи,  візуються головним розробником, начальником юридичного відділу, за необхідності начальником відділу бухгалтерського обліку.
81.	Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань в обов’язковому порядку візуються в довідці про  погодження, передбаченою чинним Регламентом виконкому, керівником структурного підрозділу, в якому його створено (головним розробником), заступником голови відповідно до розподілу обов’язків, начальниками юридичного відділу, загального відділу , начальником відділу контролю , керуючим справами виконавчого комітету. Візування проектів розпоряджень передбачено особами, які визначені в проекті як виконавці завдань, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
	Проекти розпоряджень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з місцевого бюджету підлягають обов’язковому погодженню начальником  фінансового управління. 
82.	Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) візуються керівником відділу кадрової роботи, начальником юридичного відділу. 
83.	Начальником юридичного відділу виконкому та працівником структурного підрозділу, що є головним розробником,  візується кожна сторінка проекту розпорядження  та додатків до нього.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
84.	Розпорядження підписуються міським головою, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
Накази підписуються керуючим справами виконавчого комітету. 
Після підписання розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження (наказу) про внесення змін.
85.	Розпорядження (наказ) оформляється на відповідному бланку. Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, що починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»). 	
86.	Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються правова підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок (за необхідності – реквізит реєстрації в органі юстиції). Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», розпорядження може починатися із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», що друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад:  «керівникам структурних підрозділів».
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.
87.	Якщо розпорядженням (наказом) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність,…».
Зміни, що вносяться до розпорядження (наказу) оформляються окремим розпорядженням (наказом), що повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до розпорядження (наказу)…» із зазначенням назви виду розпорядчого документа, дати, номера, до якого вносяться зміни. При цьому розпорядча частина починається з такого пункту:
«1. Внести зміни до розпорядження (наказу)».
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
«1) пункт 2 викласти в такій редакції: …»;
«2) пункт 3 виключити»;
«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …».
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини розпорядження (наказу) зазначається:
«1) Внести зміни до ... (додаються)».
88.	Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з координації чи контролю за виконанням завдань.
89.	До розпоряджень (наказів) не може включатися пункт «Розпорядження (наказ) довести до відома…». Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядчий документ, зазначаються в списку розсилки, що розробник готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до загального відділу.
90.	Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
91.	Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, що починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».
92.	У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.
93.	Розпорядча частина розпорядження (наказу) з особового складу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), і малими - ім’я, по батькові працівника та текст розпорядження. У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
94.	У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
95.	У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, що згідно із законодавством має різні строки зберігання.
96.	У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
97.	Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) згаданими в ньому особами на першому примірнику проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
98.	Розпорядження (накази) нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року. Розпорядження (накази) з основної діяльності, адміністра-тивно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. При цьому розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) позначаються літерами «К», розпорядження (накази) із заохочення – «З», про відпустки - «Від.», відрядження – «В», стягнення – «С», з адміністративно-господарських питань - «АГП», основної діяльності – «ОД».
99.	Копії розпоряджень засвідчуються загальним відділом і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, наказів – відділом організаційної та кадрової роботи виконкому. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
Протоколи
100.	У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття у виконкомі рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
101.	Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
102.	Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.
103.	Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
104.	Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: засідання виконкому, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
105.	Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, засідання виконкому, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
106.	Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
107.	У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали  голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».
108.	Основна частина протоколу складається з розділів, що повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: 
СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). 
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
109.	Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається в третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».
110.	Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
111.	Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою. 
112.	У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.
113.	Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем, або в іншому порядку, визначеному Положенням про відповідний колегіальний орган.
114.	Деякі протоколи засідань (методичних, експертних рад і комісій тощо) у визначеному чинним законодавством порядку підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
115.	Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу  і надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
116.	Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади вищого рівня, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
117.	Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
118.	Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, що повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у загальному відділі.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».
119.	Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, що розміщуються з абзацу.
120.	Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити…», «роз’яснюємо, що…» або від третьої особи однини - «виконавчий комітет Лебединської міської ради інформує…», «відділ внутрішньої політики  вважає за доцільне».
Службові листи підписуються відповідно до пункту 47 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
121.	Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу виконкому, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів виконкому, а також заступник міського голови відповідно до розподілу обов’язків (якщо лист повинен підписувати міський голова).
Документи до засідань виконавчого комітету
122.	Підготовка та оформлення документів до засідань виконавчого комітету проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та здійснюється в порядку, передбаченому цим законодавством.
123.	Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в разі потреби за рішенням голови.
У плані роботи засідань виконавчого комітету зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача та найменування структурного підрозділу виконкому, що готує документи для розгляду, строк подання документів.
Проект плану роботи засідань виконкому складається керуючим справами виконавчого комітету з урахуванням пропозицій структурних підрозділів виконкому, погоджених з відповідним заступником міського голови .
Керівники структурних підрозділів виконкому завчасно подають для включення до плану роботи засідань виконкому перелік питань, що необхідно розглянути. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд.
Затверджений рішенням виконкому план роботи засідань виконкому  доводиться до відома її членів, керівників структурних підрозділів виконкому, інших зацікавлених осіб. Додаткові питання до затвердженого плану роботи можуть бути включені за рішенням міського голови. Керуючий справами  інформує всіх членів виконкому та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
124.	Документи з питань, що вносяться на розгляд засідань виконкому, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, у якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект, рішення завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;
довідка про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами виконкому та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегії виконкому;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
125.	Документи, підготовлені для розгляду на засіданні виконкому, подаються до  відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету .
126.	У разі проведення закритого засідання виконкому (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
127.	За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань виконкому відповідають заступники міського голови  відповідно до розподілу обов’язків.
128.	Керуючий справами виконавчого комітету здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
129.	Протокол кожного засідання виконкому складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 103 - 118 цієї Інструкції.
130.	Рішення засідань виконкому реалізуються шляхом видання розпоряджень, доручень міського голови , протокольних доручень. У разі потреби виконавцям надсилаються витяги з протоколів. Витяги з протоколів  засвідчуються печаткою загального відділу.

Документи про службові відрядження
131.	Службові відрядження працівників передбачаються в плані роботи  виконкому.
У разі виникнення потреби в направленні у відрядження посадовою особою готується доповідна записка на ім’я міського голови  або заступника міського  голови, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 81 цієї Інструкції, передається міському голові, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень відділом кадрової роботи апарату ведеться журнал (додаток 7).
132.	Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного наказом, готує в триденний строк письмовий звіт про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) працівників структурних підрозділів затверджується їх начальниками, про відрядження начальників  -  міським головою чи заступниками міського голови ом голови, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеними керівниками, після чого передається до відділу бухгалтерського обліку.
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
133.	Документообіг - це проходження документів в виконкомі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в виконкомі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
134.	Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними; 
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в виконкомі структурних підрозділів і робочих місць.
135.	Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, чинним Регламентом, положеннями про структурні підрозділи виконавчого комітету, посадовими інструкціями та іншими  розпорядчим документами міського  голови.
136.	Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією та відповідними розпорядженнями міського голови з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в виконкомі.
У разі впровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу загальний відділ документообігу разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
137.	Організація документообігу в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити лише автоматизований спосіб опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.
Облік обсягу документообігу
138.	Обсяг документообігу - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в виконкомі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
139.	Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані відділом документообігу, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.
Облік документів здійснюється як в цілому, так і  за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян. Підрахування запитів на інформацію ведеться загальним  відділом на який покладені обов’язки по забезпеченню доступу до публічної інформації виконкому. 
Результати обліку документів узагальнюються загальним відділом, відділом контролю (по роботі із зверненнями громадян) і подаються керуючому справами виконавчого комітету для вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.
140.	Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 8).
Приймання та первинне опрацювання 
документів, що надходять до адміністрації
141.	Доставка документів до виконкому здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
142.	Усі документи, що надходять до виконкому, приймаються централізовано у загальному відділі .
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником виконкому.
143.	У  загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».
144.	Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у загальному  відділі. 
145.	Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
146.	Факт і дата надходження документа до виконкому обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 78 цієї Інструкції.
147.	Електронні носії інформації обов’язково передаються до виконкому   із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
148.	У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
149.	Документи, адресовані виконкому, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у загальному відділі.
150.	Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками або структурними підрозділами.
Обов’язковому розгляду міським головою підлягають акти вищих органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України,  а також найважливіші документи, що містять інформацію з основних питань діяльності виконкому і потребують вирішення безпосередньо міським головою.
Інші документи передаються заступникам міського голови або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.
151.	Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
152.	Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені в положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між міським головою, його заступниками, посадових інструкціях, а також номенклатура справ, схеми проходження документів.
153.	На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом  (додаток 9), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Реєстрація документів
154.	Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
155.	Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд до міського голови  та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом  голови адміністрації та його заступників, протоколів і розпоряджень проводиться централізовано загальним відділом.
Документи «Таємно» «Літер М» реєструються в відділі мобілізаційної, оборонної роботи, та з питань надзвичайних ситуацій  відповідно до Положення про відділ.
Розпорядження з кадрових питань (особового складу),  відпустки, накази реєструються у відділі організаційної та кадрової роботи, договори, звіти, прейскуранти - відділі бухгалтерського обліку, рішення виконкому, розпорядження (доручення) міського голови  з основної діяльності у керуючого справами виконавчого комітету.
Реєстрації підлягають також документи, створені в виконкомі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).
156.	Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
157.	Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до виконкому;
рішення виконкому, розпорядження міського голови з основної діяльності;
розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
протоколи засідань виконкому; 
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
158.	Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів. 
159.	Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата. 
160.	Оригінал документа, що надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 157 цієї Інструкції.
161.	Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, що оформлюється відповідно до пункту 30 цієї Інструкції.
162.	В виконкомі застосовується автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) реєстрація документів.
163.	Основним принципом реєстрації документів є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в виконкоміадмі лише один раз.
164.	При автоматизованій формі реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.
165.	При автоматизованій формі реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 10) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 11).
Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки в разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці визначається окремо.
Організація передачі документів та їх виконання
166.	Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів загальний відділ  розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву виконкому і структурним підрозділам.
167.	Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва виконкому в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Відразу після реєстрації передаються міському голові, а в разі його відсутності -  виконуючому обов’язки міського голови в теці з грифом “Невідкладно” акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України,  інша кореспонденція, що надходить від центральних органів виконавчої влади.
168.	Виконавці отримують документ в електронній формі.
169.	Передача документів здійснюється через загальний відділ та відділ контролю.
170.	Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюції міського голови, його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема, визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
171.	Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) міському голові, (заступнику міського голови), а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.
172.	Перед поданням проекту документа на підпис міському голові (заступнику міського голови) працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
173.	Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
174.	Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та проінформувати загальний відділ та відділ контролю  про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Організація контролю за виконанням документів
175.	Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
176.	Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких установлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керуючим справами виконавчого комітету.
Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади вищого рівня та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнях, дорученнях голови адміністрації, протокольних дорученнях рішення засідань колегії адміністрації, запити на інформацію, рішення виконкому, розпорядження міського голови.
177.	Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю.
178.	Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
179.	Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 12.
Індивідуальні строки встановлюються міським головою . Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або резолюції.
180.	Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в виконкомі. 
181.	Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
182.	Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
183.	Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстраці.
184.	У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
185.	Узяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови, заступника міського голови  згідно з розподілом обов’язків.
186.	Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
187.	Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
188.	Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.
189.	Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, що здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
190.	Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.
У разі необхідності виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.
191.	Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки міський голова . Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за усним рішенням відділу контролю.
192.	Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади вищого рівня, і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в виконкомі вихідних документів про виконання завдань.
193.	Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається міському голові  у вигляді зведень про виконання документів (додаток 13).
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
Інформаційно-довідкова робота з документами
194.	Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням автоматизованих банків реєстраційних даних.
195.	При електронному документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
196.	Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку.
197.	Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється загальним відділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
198.	З використанням засобів електрозв’язку загальний здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису. 
199.	У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються керуючим справами виконавчого комітету з урахуванням наявних технічних і програмних засобів. 
200.	Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
201.	Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
202.	Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у загальному відділі.
203.	Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу  зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах виконкому;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
204.	На оригіналах документів, що підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».
205.	Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, що містяться в конверті.
206.	Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються в конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
207.	Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керуючого справами виконавчого комітету.
208.	Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до загального  відділу  до 14 години.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
209.	Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
210.	Номенклатура справ призначена для встановлення в виконкомі  єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
211.	В виконкомі складається номенклатура справ апарату (додаток 14).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше         15 листопада поточного року керівником структурного підрозділу, на підставі документів з усіх питань його діяльності.
Номенклатура справ апарату виконкому складається загальним відділом на основі номенклатур справ структурних підрозділів. 
Методична допомога в складенні номенклатур справ надається загальним відділом.
212.	 Номенклатура справ апарату виконкому схвалюється експертною комісією та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області один раз на п’ять років або невідкладно в разі зміни структури, функцій та характеру роботи виконкому, після чого затверджується  керуючим справами виконавчого комітету.
213.	Номенклатура справ апарату виконкому складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Сумської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у загальному відділі, другий використовується загальним відділом як робочий, третій передається працівнику, відповідальному за архів апарату виконкому, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до Державного архіву Сумської області. 
Структурні підрозділи апарату виконкому отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання в роботі.
214.	Номенклатура справ апарату виконкому щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
215.	До номенклатури справ уключаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, що документується в виконкомі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
216.	Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу виконкому (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс сектору у складі відділу, 07 - порядковий номер справи.
За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко в стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються в справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження (накази), доручення, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, уживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа виконкому.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа в множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету  Лебединської міської ради».
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів на 2012 рік;
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, уключених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, що надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву апарату виконкому чи інших установ для їх продовження тощо.
217.	Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
218.	Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
219.	Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).
220.	Документи групуються в справи в хронологічному та/або логічному порядку.
221.	Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
222.	Рішення виконкому, розпорядження міського голови з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
223.	Документи засідань виконкому групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
224.	Протоколи засідань виконкому адміністрації групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
225.	Доручення органів влади вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності виконкому або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
226.	Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
227.	Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
228.	Особові справи посадових осіб формуються відповідно до  Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
229.	Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників виконкому  систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
230.	Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в апараті  адміністрації здійснюється загальним відділом.
Зберігання документів в апараті виконкому
231.	Документи з часу створення (надходження) і до передачі працівнику, відповідальному за архів виконкому, зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів апарату виконкому зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
232.	У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
233.	Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів виконкому, інших установ здійснюється з письмового дозволу керуючого справами виконкому. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
234.	Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
235.	Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу міського голови  з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
236.	Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
237.	Для організації та проведення експертизи цінності документів в  апараті виконкому утворюється постійно діюча експертна комісія.
238.	Експертиза цінності документів проводиться щороку працівником, відповідальним за архів апарату виконкому, разом з експертною комісією. 
239.	Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
240.	Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
241.	За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 15).
242.	Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією апарату виконкому одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії  Державного архіву Сумської області. Погоджені акти затверджуються керуючим справами виконавчого комітету, після чого документи знищуються.
243.	Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи апарату виконкому. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ
244.	Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.
245.	Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації такі описи складаються обов’язково.
246.	Описи справ структурного підрозділу апарату виконкому  складаються щороку за встановленою формою (додаток 16) відповідальною посадовою особою за методичної допомоги працівника архіву.
247.	Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.
248.	Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам апарату виконкому або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
249.	Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
250.	У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».
251.	Опис справ структурного підрозділу апарату виконкому підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу  і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
252.	Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву апарату виконкому, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
253.	На основі описів справ структурних підрозділів архів апарату виконкому готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
254.	Зведений опис справ постійного зберігання складається в чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області, після чого затверджуються керуючим справами виконавчого комітету. Один примірник затвердженого опису подається Державному архіву Сумської області.
255.	Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією і затверджуються  керуючим справами виконавчого комітету.
256.	Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією, погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області, після чого затверджуються керуючим справами виконкому. Один примірник зведеного опису подається Державному архіву Сумської області.
257.	Опис документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) необхідно здійснювати  через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Державного архіву Сумської області в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
258.	Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
259.	Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
260.	Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять, рішення, розпорядження, накази тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
261.	Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться в разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери рішень, розпоряджень міського голови, наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
262.	Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».
263.	На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
264.	На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з працівником, відповідальним за архів апарату виконкому, - номер опису і фонду.
265.	У разі зміни найменування виконкому (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
266.	Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву апарату виконкому
267.	Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються працівнику, відповідальному за архів апарату виконкому, в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву апарату виконкому за рішенням керуючого справами виконкому.	
268.	Передача справ працівнику, відповідальному за архів апарату виконкому, здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керуючим справами виконкому.
269.	Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, працівник архіву оформляє видачу справ у тимчасове користування.
270.	Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву апарату виконкому в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
271.	Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву апарату виконкому за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник, відповідальний за ведення архіву, розписується в прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві апарату виконкому.
272.	Справи, що передаються до архіву апарату виконкому, повинні бути зв’язані належним чином.
273.	У разі зміни структури апарату виконкому  та її чисельності окремих його структурних підрозділів відповідальна особа в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформляє справи і передає їх працівнику, відповідальному за архів апарату виконкому, незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Адміністрація зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві апарату виконкому для постійного зберігання до Державного архіву Сумської області.

Керуючий справами
виконавчого комітету                                                                 Г.М.Клименко     

Додаток 1 
до Інструкції
(пункт 15)
Вимоги 
до оформлення документів, що виготовляються 
за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, оформлення таблиць, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) можна друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-                3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами напівжирним шрифтом.
4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади напівжирним шрифтом.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра — для абзаців у тексті;
92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;
104 міліметри — для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 міліметрів — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження, вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Додаток 2                                                                                                                       до Інструкції

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ 
ЛЕБЕДИНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

вул. Пушкіна, 2, м. Лебедин,  42200, тел. (05445) 2-30-12, факс 2-40-43
E-mail: lebedinrada_control@ukrpost.ua Код ЄДРПОУ 04057899

_______________ № ____________                 На № _________ від________________

Додаток 3                                                                                                                       до Інструкції

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
ЛЕБЕДИНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
МІСЬКОГО ГОЛОВИ 

__________________                               м. Лебедин                                 №         -ОД

Додаток 4 
до Інструкції

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
ЛЕБЕДИНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

РІШЕННЯ

__________________                                 м. Лебедин                                    №  ____________

 

Додаток 5 
до Інструкції

Перелік
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси виконкому.
5. Номенклатура справ.
6. Описи справ.
7. Плани  роботи виконкому.
8. Посадові інструкції.
9. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
10. Розцінки на виконання робіт.
11. Статути (положення).
12. Структура виконкому.
13. Форми уніфікованих документів.
14. Штатні розписи.

Додаток 6 
до Інструкції

Перелік 
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконаних робіт і наданих послуг, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
3. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Кошториси та плани асигнувань виконкому.
12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
13. Номенклатура справ.
14. Описи справ.
15. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
16. Протоколи (погодження планів поставок).
17. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
18. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
19. Статути установ.
20. Титульні списки.
21. Трудові книжки.
22. Штатні розписи.
23. Інші фінансові документи згідно з чинним законодавством.
_____________________

Додаток 7 
до Інструкції

Журнал 
реєстрації відряджень

№
	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер розпорядження (наказу)	Дата вибуття у відря-
дження	Дата прибуття 
з відря-
дження	
1	2 	3 	4 	5 	6 	7 	

Додаток 8 
до Інструкції

Звіт*
про обсяг документообігу 
за ___  ________________ 20__ р.

Документи	Кількість документів	
	оригінали	копії	усього	
Вхідні				
Вихідні				
Внутрішні				
________
Усього				

Начальник
відділу документообігу	
__________
(підпис)	
_____________________
(ініціали прізвище)	

___  ________________ 20__ р.

_____________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 9
до Інструкції

Примірний перелік 
документів, що не підлягають 
реєстрації відділом документообігу*
1. Зведення та інформація, надіслані до відома.
2. Навчальні плани, програми (копії).
3. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
4. Прейскуранти (копії).
5. Норми витрати матеріалів.
6. Вітальні листи і запрошення.
7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
8. Наукові звіти за темами.
9. Місячні, квартальні, піврічні, річні звіти.
10. Форми статистичної звітності.
11. Договори.

_______________
*Документи, зазначені в пункті 2, підлягають спеціальному обліку у відділі організаційної та кадрової роботи, 7 - відповідно до тематики у структурних підрозділах, 9, 11 - у відділі бухгалтерського обліку, 10 – у відділі організаційної та кадрової роботи.

Додаток 10 
до Інструкції

	РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Додаток 11 
до Інструкції

Порядок 
заповнення реквізитів 
реєстраційно-контрольної картки 
Реквізити	Пояснення до заповнення	
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється	
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи	
Дата документа	дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)	
Індекс документа	індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається	
Дата надходження	дата надходження документа до виконкому переноситься на картку з реєстраційного штампа	
Індекс	індекс, присвоєний вхідному документу установою -одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами	
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил	

                                                                                            Продовження додатка 12
Реквізити 	Пояснення до заповнення	
Резолюція	переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції 	
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону	
Строки виконання	проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді	
Позначка про виконання	короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді 	

Додаток 12 
до Інструкції

Строки 
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший, установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата міської ради - в установлений зазначеною радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата міської ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення  суб’єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата міської ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата міської ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження. 
4. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
5. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки в разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача в письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
6. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова (заступники міського голови)  встановлює необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Додаток 13 
до Інструкції

ЗВЕДЕННЯ* 
про виконання документів, що підлягають 
індивідуальному контролю, станом на _________20__ р. 

	Найменування 
та індекс структурних підрозділів	Документи на контролі	
№		усього	надійшло за поперед-ній місяць	з них	
				виконано	викону-ються у строк	продовжено строк виконання	прост-рочено	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Начальник загального відділу  (або відділу контролю)	____________
(підпис)	______________________
(ініціали, прізвище)	
___  _____________ 20__ р.			

____________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 14 
до Інструкції

Виконавчий комітет Лебединської міської ради	ЗАТВЕРДЖУЮ	
	Керуючий справами виконавчого комітету	
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	______________   ________________________________
(підпис)  ініціали, прізвище)
               МП	
		
__________ № ___________	___  ____________ 20___ р.	
На__________ рік		
	
Індекс справи	Заголовок справи
(тому, частини)	Кількість справ
(томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка	
1	2	3	4	5	

_________________________________________________________________ (назва розділу*)

Найменування посади відділу
 	______________	______________________	
___  ____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали, прізвище)	

Віза працівника, відповідального за архів 
СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії апарату
виконкому

________ № ________		ПОГОДЖЕНО 
Протокол засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Сумської області
________ № ________	

	Продовження додатка 14
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в виконкомі

За строками зберігання	Разом	У тому числі	
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»	
Постійного				
Тривалого (понад 10 років)				
Тимчасового (до 10 років включно)				
___________
Усього				

Начальник загального відділу 	______________
(підпис)	______________________
(ініціали, прізвище)	
___  ____________ 20___ р.			

Підсумкові відомості передано в архів апарату виконкому

Найменування посади особи, відповідальної
за передачу відомостей	

______________
(підпис)	

______________________
(ініціали, прізвище)	
___  ____________ 20___ р.			

______________
* Найменування структурного підрозділу 

Додаток 15
до Інструкції

Виконавчий комітет Лебединської міської ради	ЗАТВЕРДЖУЮ	
	Керуючий справами виконавчого комітету
	
АКТ	___________    _______________________________
   (підпис)         (ініціали, прізвище)
            МП	
		
__________ № ____________	___  _____________ 20___ р.	
_________________________
       (місце складення)		
Про вилучення для знищення 
документів, не внесених до 
Національного архівного фонду	 		
На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані
_________________________________________________________________ 
                         переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_________________________________________________________________ 
                                          або номенклатури справ)
відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
                                                                         (найменування фонду)
№
	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або останні дати справ	Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Приміт-ка	
1	2	3	4	5	6	7	8	

                                                                                     Продовження додатка 15
Разом____________________________________ справ за ___________ роки 
                     (цифрами і словами) 
Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів	____________	______________________	
___  __________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали, прізвище)	
			
ПОГОДЖЕНО	СХВАЛЕНО	
Протокол засідання експертно-перевірної комісії 
Державного архіву Сумської області	Протокол засідання експертної комісії апарату виконкому		
___________ № _______	__________ № ________	

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією                                     Державного архіву Сумської області
(протокол від ___  _____________ 20___ р. № ___________)

Документи в кількості ____________________________________ справ 
        (цифрами і словами)
вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________ 
                                                                                   (найменування підрозділу)
на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи	_________	______________________	
___  _____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали, прізвище)	

___________________

Додаток 16
до Інстру кції                       
               
Виконавчий комітет Лебединської міської ради ______________________________________________________ 
                                   (найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ 

Начальник структурного підрозділу
виконкому

________      ________________________
    (підпис) 	 (ініціали, прізвище) 
  ___  ____________ 20___ р.
д
ОПИС № _________
_________________________________________________________________ 
(назва розділу)

№
	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*	Примітка	
1	2	3	4	5	6	7	
У цей опис включено ____________________справ з № __________ до 
                                         (цифрами і словами)
№ _____, у тому числі:	
літерні номери ___________________
пропущені номери ________________

Найменування посади укладача опису	___________	______________________	
___  ____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали, прізвище)	

	    Продовження додатка 16

ПОГОДЖЕНО	СХВАЛЕНО	
Начальник загального відділу 
______  __________________________	Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу	
(підпис)      (ініціали, прізвище)	__________ № __________	
___  ____________ 20___ р.		

Передав ________________________________________________ справ 
   (цифрами і словами)
та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*** 
       (цифрами і словами)

Найменування посади працівника структурного підрозділу	________________	_______________________	
___  __________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)	

Прийняв ________________________________________________ справ 
(цифрами і словами)
та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів. 
        (цифрами і словами)

Відповідальний працівник за архів апарату виконкому 	________________	_______________________	
___  __________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали, прізвище)	

_____________
*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.
***Передаються разом із справами загальному відділу.