Архівні документи (тобто документальна спадщина) створені для того, щоб задокументувати подію, осіб, місця та інформацію як доказ для майбутнього про прийняте рішення або вчинок, діяльність або виконану відповідальність осіб, організацій, установ чи громади. Ці документи є знаряддям, що можна використовувати для розуміння контексту, а також вчинку чи події, які творять образ громади в певний момент часу. Ми можемо думати про архіви як колективну пам’ять громади. Архіви є свідченням минулого і мають тривалу цінність для історії; часом вони мають юридичну чи фінансову цінність, і тому вони є важливими для організації, що їх створила.
Зараз жодна подія не відбувається без оглядки на минуле, ознайомлення з історією, умовами життя, що спричинили ту чи іншу подію. Зростає інтерес громадян до архівних матеріалів. Все більше людей звертається до архівних установ за історичною інформацією: отримати довідку, установити дату народження, прослідкувати розвиток якихось подій
На виконання повноважень щодо розвитку архівної справи і діловодства у Лебединській міській громаді при виконавчому комітеті Лебединської міської ради здійснює діяльність архівний відділ. Основними завданнями відділу є реалізація державної політики в сфері архівної справи і діловодства, внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, зберігання та використання відомостей що в них містяться та ін.
У архівному відділі зберігається 8856 документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств та 4286 управлінської документації.
Чiльне мiсце в дiяльностi архiву займає робота по забезпеченню законних прав та iнтересiв громадян шляхом виконання запитiв соцiально-правового характеру.
Протягом 2024 року було виконано 758 запитів. Переважною тематикою були запити про заробітну плату для обчислення пенсії та підтвердження стажу роботи громадян, копії та витяги з рішень міськвиконкому (переважно земельні питання) тощо.
Також при старостинських округах діють 21 трудових архівів у яких зберігається 13771 од.зб., документів з кадрових питань (особового складу).
Трудовими архівами було видано 673 довідок соціально-правового характеру.
Відділом надається методична допомога та здійснюється контроль по науково-технічному опрацюванню та зберіганню документів в установах, підприємствах та організаціях.
Архівна справа, як невід’ємна частина духовного життя суспільства, державного будівництва та управління, сприяє збереженню історичної пам’яті, культурно – національного відродження українського народу, являє собою суттєву передумову входження України в світовий інформаційний простір.