Питання щодо стану виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених указами, розпорядженнями і дорученнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами обласної державної адміністрації та обласної ради, власними розпорядчими документами та заходи щодо її посилення було детально розглянуте під час апаратної наради під головуванням виконуючого обов’язки міського голови Світлани ГОРОШКО.
За інформацією начальника відділу контролю виконавчого комітету Лебединської міської ради Олени ПИВОВАРОВОЇ, вирішення завдань щодо формування та реалізації державної політики в повній мірі залежить від стану виконавської дисципліни, рівня організації роботи, відповідальності та ініціативності працівників, належного контролю за виконанням доручень керівних органів влади та прийняття власних рішень.
У І кварталі 2024 року надійшло і зареєстровано 20 розпоряджень голови Сумської обласної державної адміністрації. Із них поставлено на контроль – 11; протокольних доручень – 5 (на контроль поставлено – 3).
Взагалі на контролі знаходиться 79 документів:
62 – надійшли з органів влади вищого рівня. Із них, розпоряджень – 56, протокольних доручень – 4, доручень – 2;
17 – власні розпорядчі документи. Із них, 13 – це розпорядження міського голови, 4 – рішення виконавчого комітету Лебединської міської ради.
На більшість розпоряджень голови Сумської обласної державної адміністрації своєчасно були прийняті власні розпорядження та рішення, розроблені заходи, а також проінформовано про хід виконання.
Найбільша кількість контрольних документів знаходиться на виконанні:
у відділі мобілізаційної, оборонної роботи та з питань надзвичайних ситуацій – 16;
у відділі з питань внутрішньої політики – 15;
в управлінні праці та соціального захисту населення – 14;
в Управлінні освіти, молоді та спорту – 10;
управлінні житлово-комунального господарства – 6;
в управління економіки – 4;
у відділі культури і туризму – 5;
у службі у справах дітей – 3;
у фінансовому управління – 2;
у юридичному, загальному відділах, реєстрі виборців, відділі організаційної та кадрової роботи – 1.
На 4 документи інформація надається щотижнево, щомісячно – на 12, щоквартально – на 21, щопівроку – на 8, щорічно – на 9, в установлені дати – на 25.
Враховуючи надані інформації начальників відділів, управлінь у І кварталі 2024 року виконано і знято з контролю 7 розпоряджень міського голови, поставлено на контроль – 4, 1 – рішення виконавчого комітету.
Відділом контролю забезпечується контроль за виконанням документів протягом усього терміну виконання, починаючи з моменту надходження та реєстрації і до моменту виконання та зняття з контролю.
Завдяки існуючій системі контролю в такій формі, як надання щомісячних письмових переліків виконання документів, щотижневому нагадуванні в письмовій чи усній формі або в телефонному режимі, робота щодо вчасного контролю за виконанням документів дає можливість оперативно запобігати зривам термінів виконання документів.
Слід зазначити, що в кожному контрольному документі збільшився спектр завдань та встановлено кілька термінів періодичного інформування про хід виконання.
Суттєво впливає на стан виконавської дисципліни досить висока інтенсивність термінових завдань. У І кварталі 2024 року надійшло 8 документів із вкрай обмеженими строками виконання. Із них: 6 термінових, строк виконання до 7 днів та 2 негайні, строк виконання 1-2 дні. Такі документи вимагають від виконавців додаткових зусиль та напруги, а це негативно позначається на якості виконання документів.
У звітному періоді допущено 2 порушення контрольних термінів виконання документів.
Загалом більшість порушень мають об’єктивні причини: недостатньо часу для виконання документа (іноді документи надходять «сьогодні на сьогодні» і не кожну інформацію можливо підготувати за декілька годин), документ виконують декілька виконавців і потрібен час для узагальнення інформації. Є ряд випадків, коли надходять документи, термін виконання яких минув.
Аналіз інформацій від структурних підрозділів щодо виконання завдань, передбачених контрольними документами, свідчить про випадки недотримання вимог Інструкції з діловодства (затверджена рішенням виконавчого комітету Лебединської міської ради від 25.07.2018 № 195 «Про Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті Лебединської міської ради» (зі змінами від 28.04.2021 № 107, від 27.10.2021 № 319). А саме: правильність складання та оформлення документа (розміщення всіх реквізитів, правильність зазначення адреси, наявність віз). Не вказуються номери доручень/розпоряджень та пунктів, на які надається інформація. Трапляються випадки, що інформація надається на нові доручення/розпорядження, а номери залишаються вказаними з попередніх, або взагалі на бланку не вказуються жодні номери.
Деякими виконавцями допускається багато стилістичних, граматичних помилок у поданих інформаціях, не на всі завдання, визначені у розпорядженнях і листах, подається повна інформація.
Це призводить до необхідності повернення проектів на доопрацювання та відповідно порушення термінів подання відповіді. Трапляються випадки надання відповіді на контрольні документи від структурних підрозділів за їх власною реєстрацією, що унеможливлює повною мірою відстежувати відпрацювання поставленого завдання.
Часто представлена інформація не містить у собі повного розкриття виконання тих завдань, які рекомендовано у вказаних розпорядчих документах. Також, як недолік у роботі, можна зазначити тенденцію надання відповіді в день закінчення контрольного строку виконання документа, що затримує своєчасне узагальнення головним виконавцем проробленої роботи.
Для посилення виконавської дисципліни керівникам структурних підрозділів, начальникам відділів, управлінь необхідно звернути особливу увагу: на організацію внутрішньої системи контролю; на дотримання Інструкції з діловодства і термінів виконання документів; на підвищення особистої відповідальності посадових осіб та спеціалістів за доручену ділянку роботи; при підписанні вихідної кореспонденції – на якість підготовки інформації про хід виконання контрольних документів та відповідей на листи, стилістику написання, орфографію, вживання відмінків.
Співвиконавцям оперативно надавати інформацію для узагальнення відповідальному виконавцеві. Визначеним працівникам, відповідальним за організацію та ведення внутрішнього контролю з виконання документів у підпорядкованих структурних підрозділах, ужити дієвих заходів для поліпшення ситуації у частині відстеження та реагування на строки виконання завдань, визначених у розпорядчих документах та нагадуваннях-попередженнях відділу контролю.