З 1 серпня 2016 року в головному та підвідомчих управліннях Сумської області запрацює НОВА СИСТЕМА ОБСЛУГОВУВАННЯ ГРОМАДЯН ТА ОБРОБКИ ПЕНСІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ НА БАЗІ ЦЕНТРАЛІЗОВАНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ. В деяких областях України ця система почала діяти з 1 січня поточного року і на сьогоднішній день має позитивні відгуки та результати.
Головна мета та найвищий результат впровадження технологій це новий покращений рівень обслуговування громадян в органах Пенсійного фонду України, значне підвищення якості прийому громадян, зменшення термінів обробки заяв га документів, можливість дистанційного доступу пенсіонера до своєї пенсійної справи.
Вже з серпня в територіальних управліннях Пенсійного фонду України Сумської області буде застосована технологія оцифрування пенсійних справ та запроваджені єдині стандарти обслуговування.
Така нова система обслуговування громадян передбачає функціональне розділення на дві складові: безпосереднє приймання громадян у залах обслуговування (фронт-офіс); обробка документів, отриманих від громадян, та надання кінцевого результату (бек-офіс).
Спеціаліст фронт-офісу, до якого звертається відвідувач, з’ясує мету візиту та прийме документи. Він фактично розпочинає створювати електронну пенсійну справу (ЕПС): формує заяву, сканує документи, надані відвідувачем. Заявник лише підписує роздруковану заяву і отримує розписку повідомлення про прийняття документів. Громадянин отримає роз’яснення про можливість доступу до інформації, яка обробляється Пенсійним фондом, зокрема через web-портал, та пропозицію на безоплатній основі отримати електронний цифровий підпис. На цьому прийом громадянина спеціалістом фронт-офісу завершиться, а ЕПС буде передана до бек-офісу для завершення процесу її формування.
Спеціаліст бек-офісу розпочне процес призначення пенсії. При цьому дані про стаж та заробіток із системи персоніфікованого обліку завантажуються до ЕПС автоматично. Відомості про стаж за періоди роботи до впровадження системи персоніфікованого обліку спеціаліст вносить вручну до ЕПС на підставі даних трудової книжки. Після введення всієї інформації система автоматично обчислює різні варіанти розрахунку пенсії для того, щоб вибрати оптимальний варіант. Про призначення пенсії заявнику надсилається sms–повідомлення і повідомлення на електронну пошту.
ЕПС опрацьовуватиметься фахівцями через централізовану систему призначення та виплати пенсій. Ця система буде єдиною для всіх управлінь Пенсійного фонду України, захищеною за сучасними стандартами, що унеможливить втрату персональних даних та витік інформації.
Для пенсіонерів це означатиме, насамперед, скорочення терміну обслуговування під час надання документів, скорочення строку призначення пенсій, зменшення кількості потрібних для цього документів. Нова система проаналізує можливість призначення пенсії за всіма можливими варіантами, на які має право пенсіонер. При цьому не потрібно буде писати заяву на призначення визначеного виду пенсії, варто лише зазначити, що громадянин претендує на призначення пенсії у найвигіднішому для нього розмірі. Пенсіонери зможуть звернутися з метою вирішення своїх питань до будь-якого управління Пенсійного фонду, незалежно від місця проживання, отримати консультацію чи надіслати документи дистанційно. Одержавши електронний цифровий підпис, через персональний кабінет на веб-порталі пенсіонер отримає доступ до своєї електронної пенсійної справи, зможе подати заяву на перерахунок пенсії, не виходячи з дому, контролювати вчасність виплат. Крім того, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду громадянин зможе подати заяву, звернення, скаргу, отримати необхідну консультацію фахівців.
В подальшому планується збільшення кількості спеціальних сервісних центрів, які будуть розміщені, окрім управлінь Пенсійного фонду України, в банках, на пошті, при будь-якій територіальній громаді, яка захоче мати такий офіс. Планується впровадження технології індивідуально-масового електронного інформування громадян через засоби мобільного зв’язку, електронну пошту тощо; запровадження модернізованого пенсійного посвідчення, як електронного документу з широкими функціональними можливостями доступу до інформації про пенсійні виплати, інших сервісів та до персональних даних, функції платіжної банківської карти тощо.
Таким чином, позитивний ефект від впровадження нових технологій отримають і громадяни нашої держави і, безпосередньо, сама держава, а саме: максимальну автоматизацію процесів від звернення громадянина до призначення та виплати пенсій; перехід до електронних пенсійних справ та документів; відмову від паперових архівів – розвиток електронного урядування; економію коштів Пенсійного Фонду – на утримання централізованих систем, за рахунок упередження переплат, дублювання виплат, тощо; надійний захист персональних даних (в тому числі від втрати, фальсифікації та їх нецільового використання); мінімізацію людського фактору.